E-Mail Archivierung:

Durch den steigenden elektronischen Schriftverkehr haben immer mehr Unternehmen das Problem einer sinnvollen E-Mail Archivierung und Verwaltung.  Eine langfristige, unveränderliche und sichere Aufbewahrung von E-Mails wird immer wichtiger, denn viele E-Mails beinhalten wichtige Informationen die jederzeit verfügbar sein müssen und entsprechend archiviert werden müssen.   Mit dem DMS von windream ermöglichen wir Ihnen eine revisionssichere E-Mail-Archivierung, die die aktuallen gesetzlichen Bestimmungen (nach GoBD) in vollem Umfang erfüllt.

Ihnen stehen Werkzeuge zur Verfügung, die sowohl eine automatisierte als auch eine manuelle Archivierung von E-Mail ermöglichen. Die Software leitet beliebige Nachrichtenobjekte eines Mailservers an das DMS weiter und archiviert es dort. Das System speichert sowohl Nachrichtentexte als auch die assoziierten Anlagen nach individuellen Regeln, die sich ohne Aufwand schnell und komfortabel erstellen lassen.

Übrigens, unter anderem sorgt das System für eine deutliche Entlastung Ihres Mailservers.

Ein- und Ausgangsbelege:

Sie sind verpflichtet Ihre Eingangsbelege sowie Ausgangsbelege über Jahre hinweg aufzuheben (GoBD). Für Sie bedeutet dass, Ein- und Ausgangsbelege müssen entsprechend abgeheftet und archiviert werden. Wäre es nicht schön, wenn Ihre Belege automatisch archiviert werden und alle relevanten Informationen, die Sie vorher festlegen, wie beispielsweise Rechnungsbetrag, Lieferscheinnummer, Kundennummer usw. ausgelesen werden? Und Sie weiterhin in sekundenschnelle gesuchte Dokumente widerfinden können.

Ab jetzt kein Problem mehr! Unser windream DMS erfüllt alle rechtlichen Anforderungen (GoBD) optimal und auf höchstem Niveau.

Einfach Ihre Rechnung mit einem Barcode versehen und einscannen. Der Rest folgt quasi von allein. Die Zuordnung der jeweiligen Belege erfolgt durch Barcodeerkennung und Volltexterkennung und wird entsprechend zugeordnet.

Ob Massendatenerfassung und Stapelverarbeitung oder manuelle und Scanner-gestützte Dokumenten-Erfassung am Arbeitsplatz – mit dem windream DMS wird der Import, die Ablage und die Verwaltung von Dokumenten in unterschiedlichsten Formaten kinderleicht. Dokumente und ihre Metadaten- auch aus bereits bestehende Systemstrukturen heraus – automatisiert erfassen und archivieren.

Mobile Verfügbarkeit:

Sie sind bei einem Kundengespräch und benötigen eine alte Rechnung oder einen Vertrag von ihm? Sie sind im Außendienst und wollen ein Angebot verändern? Sie sind auf Dienstreise und wollen die Zeit nutzen um weiterzuarbeiten? Ganz egal was Sie für ein Dokument brauchen, ab jetzt haben Sie immer alles wichtige dabei. Denn Ihnen stehen alle Dokumente aus Ihrem DMS zur Verfügung. Ganz egal wann oder wo Sie gerade sind.

Dokumentensuche: 

Wer kennt das Problem nicht? Wieder mal verbringen Sie eine lange Zeit damit, ein Dokument zu suchen. Sie durchwühlen einen Aktenordner nach dem anderen und Stunden später, haben sie endlich das Dokument gefunden.

Das geht auch schneller mit unserem windream DMS. Hier stehen Ihnen diverse Werkzeuge zur Verfügung, mit denen sich beliebige Informationen schnell und effizient wiederfinden lassen. Neben Schnellsuche, Index-, Objekttyp- und Volltextsuche stehen auch eine „Meinten Sie..“ -Funktion sowie eine Recherche über die semantische Suchfunktion zur Verfügung.

Recherche-Prozesse die wiederholt ausgeführt werden sollen, lassen sich als Suchprofile speichern. Gefundene Dokumente werden in strukturierten Ergebnislisten präsentiert. Durch eine integrierte Dokumentenvorschau können Dokumente direkt in der Vorschau angezeigt werden, Dabei ist es egal, ob Sie dieses Programm auf Ihrem Rechner haben oder nicht, die Dokumentenvorschau zeigt alle Dokumente. Vergessen Sie also das installieren von zahlreichen Programmen, um Dokumente mit unterschiedlichen Formaten lesen zu können. Wir haben die einfache Lösung!

Zusammenarbeit von Dokumenten:

Des Öfteren müssen Dokumente von verschiedenen Mitarbeitern bearbeitet werden. Mit unserem DMS wird die Zusammenarbeit von Gruppen so effizient wie möglich gestaltet. Dokumente lassen sich zur Bearbeitung sperren, um eine gleichzeitige und ungewollte Bearbeitung zu verhindern. Mitarbeiter haben weiterhin die Möglichkeit ein Dokument „auszuchecken“ und es mitzunehmen, wenn sie es bearbeiten wollen. Andere Mitarbeiter können in der Zeit das Dokument nicht bearbeiten. Ist das Dokument fertig bearbeitet worden, kann es in das DMS wieder „eingeckeckt“ werden.

Automatisierte Geschäftsprozesse:

Haben Sie nicht auch schon die ein oder andere Skontofrist verpasst?

Durch unser DMS von windream lassen sich jetzt Ihre Geschäftsprozesse automatisieren. In einer Lebenszyklusverwaltung, können Bearbeitungs- und Archivierungszeiträume der gespeicherten Dokumente festgelegt werden. Neben einer rechtsicheren Archivierung (GoBD) können Sie so individuelle Lebenszyklusregeln für Ihre Dokumente bestimmen. Beispielsweise können Sie hinterlegen, dass eine Rechnung nach Eingang, nach einer von Ihnen vorgegebenen Zeit, automatisch archiviert wird.

Digitaler Schreibtisch:

Sind Sie nicht auch schon mal quasi „versunken“ unter der Papierflut Ihres Schreibtisches? Schnell verliert man den Überblick und „wichtige“ Dokumente geraten schnell in Vergessenheit. Das hat jetzt ein Ende. Mit Ihrem individuellen digitalen Schreibtisch, haben Sie die Möglichkeit, Dokumente auf Ihrem Desktop mit Fälligkeitsdatum abzulegen. So werden Sie an die Bearbeitung von wichtigen Dokumenten erinnert und können so eine Struktur in Ihre Dokumentenflut bringen. Weiterhin haben Sie auch die Möglichkeit, anderen Mitarbeitern ein Dokument mit Fälligkeitsdatum auf den jeweiligen Schreibtisch zu hinterlegen. Einfach per Mausklick, ohne ein Dokument ausdrucken zu müssen und lange Wege durch die Büros zu laufen, um die Dokumente zu hinterlegen.