Scan to RA-MICRO

Stellen Sie sich vor, Sie könnten bei der Verwaltung Ihrer Mandanten Akten erheblich Zeit einsparen, Ihre Arbeitsabläufe vereinfachen und weiterhin Ihren Stressfaktor senken! Klingt gut?

Wir haben die Lösung, denn wir verknüpfen Ihr Multifunktionsgerät (bzw. Ihren Scanner) mit der RA-MICRO Kanzleisoftware und Sie können direkt in die RA-MICRO Mandanten-Akte scannen.

Auf dem Display Ihres Gerätes befindet sich ein Button „Scan to RA-MICRO.“ Das Display ist dabei so angepasst, dass es die Anwendungen in RA-MICRO widerspiegelt und Sie mit Ihrer gewohnten RA-MICRO Umgebung arbeiten können. Dies hat den wesentlichen Vorteil das keinerlei Schulungen der Mitarbeiter durchgeführt werden müssen, das Einscannen Ihrer Dokumente ist einfach und intuitiv. Sämtliche Indexinformationen wie bspw. Akten-Nummer, Datum, oder Bemerkungen können direkt an Display eingegeben werden. Basierend auf den getätigten Benutzerdaten werden die Dokumente anschließend im E-Fach abgelegt. Von dort aus werden die Dokumente direkt an die E-Mandanten Akte übermittelt.

Durch das Verbinden Ihrer Multifunktionsgeräte mit der Kanzleisoftware RA-MICRO wird der gesamte Aufwand Ihres Verwaltungsprozesses erheblich verringert, denn sämtliche Papierdokumente wie beispielswiese Briefe, Gesprächsnotizen, Bilder oder sonstige Informationen werden direkt an Ihr RA-MICRO vermittelt ohne diese manuell verwalten zu müssen.

Vorteile auf einen Blick:

  • Einfache, intuitive Bedienung, da das Gerätedisplay die RA-MICRO Maske wiederspiegelt
  • Vom Gerätedisplay direkt in die RA-MICRO Mandanten Akte scannen
  • Nachträgliche manuelle Arbeiten fallen weg
  • Indexinformationen (Akten-Nummer, Datum, Bemerkungen) werden direkt am Gerät vorgenommen oder auf Wunsch auch automatisch ausgelesen.

                     

 Beispiel: Display eines Multifunktionssystems:


Dateien und Emails to RA-MICRO

Das Scannen von Papierdokumenten ist die eine wichtige Maßnahme, die den Aufwand Ihres Verwaltungsprozesses erheblich verringert. Die andere wichtige Maßnahme ist das verwalten von digitalen Dokumenten. Dabei nimmt die Wichtigkeit von Dateien und E-Mails immer weiter zu. Kunden, Mandanten und Geschäftspartner erwarten heute eine möglichst große Flexibilität im Umgang mit diesen Medien. Doch auch Dateien und E-Mails können ab jetzt strukturiert und ohne großen Aufwand erfasst werden.

Eine Datei oder eine E-Mail per „rechter Maustaste“ auswählen und direkt verschlagwortet an das RA-MICRO Postfach senden. Bei der Verschlagwortung wird das Dokument so aufbereitet, das es vom Postfach aus direkt an die gewünschte Mandanten-Akte oder den jeweiligen Sachbearbeiter ohne weitere Vorbereitungen in RA-MICRO übermittelt wird.

Vorteile auf einen Blick:

  •         E-Mails bzw. Dateien per Mausklick ablegen
  •         Einheitliche Verwaltungsstruktur von Print und Online Unterlagen (kein Medienbruch)
  •         Nachträgliche manuelle Arbeiten fallen weg
  •         Schnelles Wiederfinden von Dokumenten
  •         Indexinformationen (Akten-Nummer, Datum, Bemerkungen) werden direkt am Computer vorgenommen.


application/pdf Praxisbericht (792,1 kB)